UPM Skog Dataskyddsbeskrivning

Behandling av UPM Skogs kunders personuppgifter

Vad omfattar denna dataskyddsbeskrivning?

Denna dataskyddsbeskrivning omfattar UPM-Kymmene Oyj Metsäs, UPM-koncernens dotterbolags UPM Silvesta Oy:s och UPM Bonvestas kunder och eventuella framtida kunder (nedan ”UPM Skog” och ”Kunder”).

UPM Skog ansvarar för anskaffningen av träråvara till UPM:s fabriker. Största delen av virket kommer från skogar som ägs av privatpersoner. Förutom virkeshandel, erbjuder UPM Skog skogsägare ett brett sortiment av tjänster som relaterar till skogsskötsel och skogsägarskap. UPM Bonvesta förädlar och säljer fastigheter.

Vad är syftet och rättsgrunden till behandlingen av personuppgifter?

Behandlingen av personuppgifter baserar sig vanligtvis på ett avtal mellan UPM Skog och dess kund. Uppgifterna behövs för att verkställa avtalet eller för ett annat berättigat ändamål som relaterar till UPM Skogs affärsverksamhet. Behandlingen av personuppgifter kan också basera sig på samtycke. Vi använder uppgifterna för att upprätthålla och utveckla klientrelationen till exempel då vi vill erbjuda kunden tjänster, produkter eller samarbetsmöjligheter.

Insamlingen av uppgifter baserar sig också på lagstadgade skyldigheter. Sådana skyldigheter är till exempel virkesköparens anmälningsskyldighet till skattemyndigheterna och att kontrollera virkets ursprung.

Vilka uppgifter samlas in?

UPM Skog samlar in och behandlar följande uppgifter om sina kunder:

Kontaktuppgifter, t.ex. namn, postadress, telefonnummer och e-postadress
Andra identifieringsuppgifter, t.ex. personbeteckning, FO-nummer, kontonummer och kreditupplysningar
Uppgifter för identifiering, ägande och användning av skogsbruk, t.ex. fastighetsbeteckning, uppgifter om ägande och förvaltande, fastighetsservitut, planläggningsuppgifter och begränsning av användningen
Uppgifter om skogsbrukens skogstillgångar som fåtts från offentliga informationskällor och från kunden
Uppgifter som fås då kunden deltar i evenemang, kampanjer och tävlingar
Uppgifter om försäljning, köp, offerter, avverkning, transport, kundrespons, skogsskatt och skogsskötsel samt övriga tidigare avtalsuppgifter som fås på basis av en klientrelation eller kontakt med kunden
Beställningsuppgifter för tidningen Metsän henki och nyhetsbrev
Tjänsterna, webbsidorna och mobilapplikationerna som kunden använder med olika apparater samt uppgifter om användningen av dessa
Intressen, marknadsföringstillstånd, samtycken och förbud som kunden meddelat

I vilket syfte används uppgifterna?

I huvudsak använder vi uppgifterna för att överlåta avverkningsrätter eller genomföra åtgärder som är direkt kopplade till ett uppdrag.

Övriga användningsändamål är:

Upprätthålla klientrelationer och kundkommunikation
Kund- och produktenkäter
Anskaffning av nya kunder
Erbjuda tjänster och produkter och kommunikation om dem, till exempel uppgifter, kundförmåner eller erbjudanden som relaterar till virkeshandel eller skogsskötseltjänster
Utvecklande av produkter och tjänster
Rapportering och statistik
Förbättra användarupplevelsen på webbplatsen
Inbjudningar till evenemang som ordnas för skogsägare
Kontroll av betalningsförmåga, fakturering och indrivning
Kontroll av sanktions- och andra myndighetslistor

Vi använder även uppgifterna för att bättre kunna inrikta marknadsföring, erbjudanden, kundenkäter, inbjudningar till evenemang och annan kommunikation till varje kund. UPM Skog kan gruppera sina kunder i olika segment på basis av uppgifterna som samlats in. Vi kombinerar offentlig information om skogstillgångar, uppgifter från fastighetsregistret, kontaktuppgifter och information om ärendehantering på webben. Den sammanslagna informationen används för att erbjuda tjänster och inrikta erbjudanden.

I kundbetjäningen behandlar vi personuppgifter för att förbättra kvaliteten. Vi kan till exempel spela in samtal till vår kundtjänst och spara den respons vi får. Kundernas meddelanden och uppgifter som relaterar till servicebegäran sparas när de är nödvändiga för att genomföra tjänsten.

För att erbjuda stamkundsprogrammet sparar vi uppgifter om insamlad bonus, inköp och försäljning.

Varifrån fås uppgifterna?

Uppgifterna vi behandlar fås huvudsakligen från kunder och våra egna datasystem samt från offentliga informationskällor, i synnerhet informationstjänsterna som upprätthålls av Skogscentralen och Lantmäteriverket, kartor, geografisk data, offentliga uppgifter om fastighets- och skogstillgångar från andra källor samt adressuppgifter. Vi får också information från privata producenter av informationstjänster, andra tjänsteproducenter och olika analysverktyg.

Data samlas också in då en kund besöker UPM Skogs webbplats eller webbapplikationer, använder eller registrerar sig till UPM:s tjänster, beställer våra produkter, nyhetsbrev, tidningar eller annat material, eller kontaktar oss på något annat sätt.

I sammanslagningen och behandlingen av uppgifter följer vi lagstiftningen som berör behandlingen av personuppgifter.

Kakor på webbplatsen

Syftet med användningen av kakor och annan motsvarande teknologi är att analysera och erbjuda bättre tjänster som är lättare att använda. Den data som uppkommer genom analysen är viktig för att vi ska kunna förbättra användarerfarenheten och tjänsterna samt inrikta marknadsföringen av tjänster som intresserar kunden.

Vi samlar in information om hur användarna använder våra tjänster. I tjänsterna och på vår webbplats kan man använda olika tekniker som lyfter fram tekniska data, till exempel apparatens användarsystem, nätverksplats och typ av webbläsare, samt adressen till den webbplats samt företagets namn eller tjänsten genom vilken användaren kom till UPM Skogs webbplats. Endast på basis av dessa uppgifter kan man inte identifiera någon individuell person eller samla in personuppgifter om användaren om användaren inte själv delat uppgifterna i fråga eller andra uppgifter på basis av vilka man kan identifiera användaren.

På vår webbplats använder vi också tredje parters verktyg som kan installera kakor på din apparat eller följa med din användning av tjänsten.

Vi använder kakor och andra motsvarande teknologier i den statistiska uppföljningen av tjänsternas användarantal samt för att mäta reklamens effektivitet. För att göra webbplatsen mer användarvänlig kan vi dessutom genomföra korta undersökningar där vi också kan spara data om de val som användaren gör på webbplatsen.

Om användaren så vill kan hen ändra inställningarna på sin webbläsare så att den inte tillåter kakor och hen inte får något meddelande om dem. Om användaren hindrar användningen av kakor fungerar vissa delar av webbplatsen inte nödvändigtvis ordentligt.

Hur skyddas uppgifterna?

UPM Skog begränsar användningen av personuppgifterna och skyddar dem mot försvinnande, oavsiktligt förstörande, missbruk och otillåtna ändringar genom behövliga tekniska och organisatoriska åtgärder.

Personuppgifterna får endast behandlas av personer som är i UPM:s tjänst eller personer och företag som levererar tjänster till UPM som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter eller producera tjänster i enlighet med sitt avtal.

Hur länge förvaras uppgifterna?

Personuppgifterna förvaras så länge de behövs för det syfte för vilket de ursprungligen samlades in.

Hur länge en individuell kunds uppgifter förvaras beror på klientrelationens varaktighet, intensitet och förbindelser. Efter att klientrelationen upphört förvaras personuppgifterna ännu så länge som det behövs för det ursprungliga användningsändamålet. Uppgifterna kan också bevaras på grund av att UPM Skog har skyldigheter eller rättigheter som grundar sig i lagstiftning eller ett avtalsförhållande.

Till vem får uppgifter överlåtas eller överföras?

UPM Skog kan överlåta uppgifter till myndigheter när detta krävs i lag eller bestäms av en myndighet.

UPM Skog kan överföra eller överlåta personuppgifter till de tjänsteleverantörer som behöver uppgifterna för att leverera arbetsprestationer eller andra tjänster som relaterar till UPM Skogs affärsverksamhet. I sina avtal har tjänsteleverantörerna förbundit sig till att endast behandla personuppgifter i den utsträckning som krävs för deras användningsändamål samt att sköta om datasäkerheten och skydda uppgifterna på korrekt sätt. Tjänsteleverantörerna raderar uppgifterna när de inte längre behövs.

I sin verksamhet använder UPM Skog externa tjänsteproducenter, och i dessa situationer kan uppgifterna överföras till länder utanför EU eller EES. I dessa fall skyddas personuppgifterna genom lämpliga tekniska och organisatoriska metoder, till exempel EU:s standardavtalsklausuler. Samarbetspartnerna som tar emot uppgifterna förbinder sig till att garantera personuppgifternas konfidentialitet och datasäkerhet, och de får inte använda uppgifterna för att främja sin egen affärsverksamhet.

Kan uppgifterna granskas eller deras användning begränsas?

Som registrerad kund har du rätt att när som helst granska dina uppgifter. Du kan kontakta oss och be att få dina personuppgifter för granskning. Våra kontaktuppgifter finns i slutet av denna beskrivning. Vi kan be din att bestyrka din identitet och specificera vilka uppgifter du vill granska.

Du har rätt att korrigera eller komplettera felaktiga, inexakta, föråldrade eller onödiga uppgifter.

Du kan be oss att radera dina personuppgifter eller begränsa vår behandling av dem. Vi kan ändå inte radera alla uppgifter om vi fortfarande behöver dem för det ändamål som de ursprungligen samlades in för.

Den registrerade har rätt att klaga hos dataskyddsmyndigheten om hen upplever att behandlingen av hens personuppgifter bryter mot dataskyddslagstiftningen.

I situationer där behandlingen av dina personuppgifter baserar sig på samtycke, till exempel då du beställt vårt nyhetsbrev, har du rätt att återta ditt samtycke när som helst. Du kan förbjuda direkt marknadsföring, till exempel nyhetsbrev, genom att klicka på annulleringslänken i slutet av meddelandet.

Ändringar av dataskyddsbeskrivningen

Vi kan göra preciseringar eller ändringar till denna beskrivning som kan bero på till exempel ändringar i bestämmelser, system eller vår praxis.

Registeransvarig

UPM-Kymmene Oyj, Helsinki

FO-nummer: 1041090-0 (UPM)
UPM Skogs besöksadress: Åkerlundinkatu 11 B, 33101 Tammerfors
Telefonväxel: 0204 15111
Webbplats: www.upmskog.fi

Kontaktuppgifter för frågor om dataskyddet:

UPM-Kymmene Oyj / Dataskydd
Alvar Aaltos gata 1, PB 380
00101 Helsingfors
E-post: privacy@upm.com